Az informatika tudatosabb bevonásával csökkenthetők a reprográfiai költségek. A digitális nyomtatórendszerek mára lényegében kiszorították a korábban használt analóg és ofszet nyomtatási technikát a vállalati reprográfiai osztályok eszközparkjából.

Ezzel a vállalati reprográfiai osztályok bekapcsolódtak a céges kommunikációs hálózatba és informatikai infrastruktúrába, s vezetésük egyre inkább az informatikai vezető hatáskörébe tartozik. A vállalatok 90 százalékánál a működés szempontjából alapvető a nyomtatás, átlagosan az éves bevételük 2 százalékát fordítják erre.

A nyomtatandó anyagok 65 százalékát már az interneten küldjük, ami hatalmas váltást jelent az egy évtizeddel korábbi papír alapú munkához képest. Több reprórészleg is bevezette a web-to-print nyomtatást, hogy csökkenthesse a megrendelések leadása közbeni hibalehetőségek számát, és sok helyütt folyik a digitális nyomtatás húzóalkalmazásának számító változó adatok nyomtatásának bevezetése.